Normalmente, profissionais das empresas de TI possuem um vocabulário próprio, cheio de palavras difíceis, jargões e termos técnicos que quem não é da área não entende absolutamente nada do que o profissional está falando. Por consequência, o cliente, que comumente não tem o mesmo conhecimento, sente-se perdido e a comunicação fica prejudicada. Assim, o ideal é o profissional de TI falar a mesma linguagem do cliente, fator muito importante para se estabelecer um nível de atendimento adequado, cordial e eficaz.
O que fazer?
Você não precisa sorrir o tempo todo, mas é fundamental ser simpático e mostrar cordialidade. Ao se encontrar com o cliente, cumprimente-o com um sorriso e aperto de mão firme. Este já é o primeiro passo para estabelecer um relacionamento profissional de qualidade. Prestar atenção no que o cliente fala é tão importante quanto você falar. Espere sua vez, nunca o interrompa, pois você precisa ouvir e entender o que ele deseja. Não entendeu? Questione. O bom desenvolvimento do seu trabalho depende disso.
Uma conversa ao telefone pode ser tão agradável quanto uma presencial. A pessoa que está do outro lado da linha “sente” sua respiração, seu tom de voz e é possível até identificar o seu humor. Você se lembra das tele mensagens? Recorde-se das emoções que eram colocadas em cada trecho da mensagem. Agora traga isso para o lado profissional, trate o cliente com atenção e mantenha um ritmo de conversa agradável, fale pausadamente e com volume de voz agradável.
Se o cliente estiver exaltado do outro lado da linha, aí vai uma dica preciosa: use a inteligência, seja paciente e educado, jamais seja hostil e não peça calma, isso apenas piora a situação. Ouvir o que ele tem a dizer é a melhor atitude, e diga a ele que o compreende e que irá ajudá-lo. O cliente é importante!
E a tecnologia, ajuda ou atrapalha?
E-mails, chat, aplicativos de celular… Podemos ver em qualquer lugar que tem alguém nos procurando! Ruim? Claro que não! A tecnologia evoluiu tanto que nem pensaríamos na hipótese de ter que esperar 7 dias para chegar, via correio, uma correspondência solicitando assessoria ou alterações em um determinado projeto. E se essa carta não estiver bem escrita ou se não entendêssemos o que o cliente quer? Mais 7 dias para o cliente receber a resposta e outros 7 para você receber o que ele quer.
Lá se foram 21 longos dias perdidos só porque houve uma falha na comunicação. Agora, pense nos e-mails que recebemos. Eles ficam guardados e demoramos 21 dias para responder?
É praticamente arcaico. Organize um tempo do seu dia para responder e-mails, isso é valorizar o cliente e o seu tempo.
Ser um profissional das empresas de TI exige cada vez mais conhecimento em novas tecnologias, e o mercado procura quem esteja de acordo com as necessidades dos clientes. Mas lembre-se sempre: ter uma boa comunicação e ter empatia é o bem mais precioso que um profissional de qualquer área pode ter.